Code sur la protection de la vie privée de 3M Canada

Le code sur la protection de la vie privée de 3M est un énoncé officiel des principes et directives régissant la protection des renseignements personnels fournis à 3M Canada par ses clients et ses employés. 3M Canada cherche constamment à fournir à ses clients le meilleur service possible, ce qui signifie traiter vos renseignements personnels de manière juste et honnête.

Le but du Code de 3M Canada est d’assurer des pratiques responsables et transparentes dans le traitement des renseignements personnels, conformément à la législation. Il vous dit comment nous protégeons votre vie privée et assurons la confidentialité de vos renseignements personnels.

Qu’entend-on par renseignements personnels ?

Les renseignements personnels comprennent tous les renseignements, concrets ou subjectifs, au sujet d’une personne identifiable. Les renseignements personnels n’incluent pas le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone commercial de l’employé d’une organisation.

Les 10 principes de la protection de la vie privée

Les principes suivants, élaborés par l’Association canadienne de normalisation (CSA), sont à la base des pratiques équitables de traitement des renseignements de 3M Canada et fournissent un aperçu de l’engagement de 3M Canada à protéger votre vie privée.

1. Responsabilité

Chaque employé de 3M Canada est tenu d’assurer la confidentialité de tous les renseignements auxquels il a accès. Tous nos employés sont informés de l’importance de la confidentialité et reçoivent régulièrement les mises à jour des politiques associées à la protection de la vie privée.

En plus d’avoir institué le Code, nous avons nommé un Directeur de la protection de la vie privée dont la tâche est de superviser les pratiques de traitement des renseignements personnels chez 3M Canada et de s’assurer que nous respectons bien le Code et les politiques qui y sont associées.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements

Si nous devons recueillir des renseignements personnels auprès de vous, nous vous en préciserons les fins au moment de la collecte ou avant. Nous recueillerons les renseignements nécessaires aux fins déterminées seulement et à aucune autre fin. Si nous désirons utiliser vos renseignements à toute autre fin, nous obtiendrons d’abord votre consentement.

Nous vous demandons des renseignements vous concernant afin de pouvoir répondre à vos besoins en matière de services et de produits et aussi d’établir avec vous une relation durable en tant que votre fournisseur de produits et de services de qualité 3M.

Les renseignements que nous vous demandons dépendent du type de services que vous désirez obtenir de 3M Canada. Par exemple, nous pourrions vous demander des renseignements personnels dans les cas suivants :

• Pour vous envoyer des produits ou des renseignements que vous avez demandés.
• Pour vous fournir un service particulier.
• Pour mieux comprendre vos besoins.
• Pour vous fournir des renseignements et vous informer des offres sur nos produits et services.
• Pour nous conformer à la loi.

3. Consentement

3M Canada s’attache à obtenir, au moment de la cueillette ou avant, votre consentement pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements vous concernant. Nous avons pris les mesures pour nous assurer que nous nous exprimons en termes clairs et compréhensifs afin que vous sachiez pourquoi nous recueillons vos renseignements et comment nous les utiliserons. Veuillez noter que pour des raisons d’ordre juridique ou médical, il peut être impossible ou peu réaliste d’obtenir le consentement de la personne.

Le consentement peut être donné par écrit ou il peut être implicite dans certaines circonstances. Outre l’écrit, le consentement peut aussi être exprimé verbalement ou électroniquement.

Pour déterminer quelle forme de consentement est appropriée, nous tenons compte du type de renseignement personnel dont nous avons besoin, de son utilisation, des divulgations qui seront nécessaires et du type de contact avec le client en question.

En général, vous pouvez choisir de ne pas nous fournir tous vos renseignements personnels ou certains d’entre eux, et cela, en tout temps. Cependant, si vous faites ce choix, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir le produit, le service ou le renseignement que vous nous demandez ou qui pourrait vous être offert. Sur demande, nous vous expliquerons vos options quand vous refusez ou retirez votre consentement à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels.

4. Limitation de la collecte

3M Canada ne recueille pas de renseignements de façon arbitraire. Elle restreint plutôt la quantité des renseignements personnels recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées. Elle utilise des moyens honnêtes et licites dans sa cueillette de renseignements personnels.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

3M n’utilise ni ne communique de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige.

Il existe certaines situations où 3M Canada pourrait être tenue de communiquer vos renseignements personnels dans le cours normal de ses activités, comme par exemple aux fournisseurs ou aux distributeurs. Lorsque nous faisons appel à d’autres entreprises pour fournir des services de soutien, ces dernières sont tenues de se conformer à nos normes de confidentialité.

Nous ne conservons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées. Nous détruisons ou dépersonnalisons les renseignements personnels dont nous n’avons plus besoin aux fins déterminées.

6. Exactitude

Chez 3M Canada, nous nous efforçons de tenir les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que possible. Bien que nous fassions de notre mieux pour assurer l’exactitude des renseignements, nous comptons sur les personnes pour nous informer de tout changement pertinent à apporter à leurs renseignements personnels.

Si vous vous apercevez en consultant le dossier des renseignements vous concernant que des changements sont requis, veuillez nous en aviser. Si les changements requis sont acceptés, nous modifierons le plus tôt possible vos renseignements personnels selon votre requête et vous enverrons une copie de la partie modifiée de votre dossier.

Lorsqu’une modification ou une correction est apportée à un dossier personnel, 3M envoie s’il y a lieu une copie de la correction à toute personne ou entreprise qui a accès aux renseignements en question.

Si votre demande de modification n’est pas acceptée, vous serez avisé par écrit que la modification n’a pas été effectuée. Vous aurez alors l’occasion de présenter une déclaration de contestation, laquelle sera conservée avec vos renseignements contestés aussi longtemps que nous garderons ces renseignements. S’il y a lieu, les tierces parties qui reçoivent les renseignements contestés recevront également une copie de la déclaration de contestation.

7. Mesures de sécurité : Protéger vos renseignements

Nous prenons les mesures de sécurité appropriées pour nous assurer que vos renseignements sont protégés contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation et la communication non autorisées.

À moins que vous nous ayez autorisés à divulguer vos renseignements personnels ou que nous soyons tenus par la loi de le faire, nous conservons les renseignements que nous recueillons dans nos bureaux de 3M. La Compagnie 3M Canada peut embaucher d’autres entreprises qui effectueront le travail pour elle, comme par exemple, le traitement des données ou la conservation des dossiers. Lorsque c’est le cas, nous nous assurons que ces employés contractuels travaillent dans nos bureaux, de manière à ce que vos renseignements personnels soient protégés en respectant les normes rigoureuses de 3M Canada en matière d’acheminement des renseignements.

La nature des mesures de sécurité et le niveau de protection sont fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels en question et incluent les mesures de protection matérielles (le verrouillage des portes et des classeurs), les mesures administratives (autorisations d’entrée sécuritaires et cartes d’identification des employés) et les mesures techniques (mots de passe et cryptage informatiques).

3M Canada contrôle ses propres mesures de sécurité pour s’assurer que ses pratiques sont conformes à son Code et à ses politiques de confidentialité qui y sont associées.

8. Transparence : Vous tenir informés

Nous avons élaboré le Code sur la protection de la vie privée en vue de vous informer de notre engagement à protéger vos renseignements personnels. Il est à la disposition du public qui peut se le procurer sous forme papier à l’adresse ci-dessous et sous forme électronique à : ahaidar@mmm.com.

Si vous avez des questions sur le sujet de la confidentialité qui ne sont pas abordées dans le Code, veuillez communiquer avec le Directeur de la protection de la vie privée au 1 800 265-1840, poste 2343, ou par la poste à l’adresse suivante : 1840 Oxford St. E., London, Ontario N5V 3R6. Nous répondrons à toutes les questions du mieux qu’il nous sera possible de le faire.

9. Accès aux renseignements personnels

3M Canada vous donne accès aux renseignements qu’elle détient sur vous moyennant une demande écrite de votre part et une preuve suffisante d’identité.

Des frais minimes peuvent être exigés et, le cas échéant, vous serez avisé à l’avance du coût pour le traitement de votre demande.

Après avoir remis votre demande écrite et votre preuve d’identité, vous pourrez aussi corriger ou modifier tout renseignement personnel jugé inexact ou incomplet.

Dans certains cas, il peut être impossible à 3M de communiquer à une personne qui le demande les renseignements personnels à son sujet. Certains de ces cas incluent les renseignements qui :

• consistent en des références à d’autres personnes et qui ne peuvent être retranchées.
• sont assujettis au privilège avocat-client
• contiennent des données confidentielles et exclusives à 3M.
• ont déjà été détruits en vertu d’une prescription juridique ou ne servent plus aux fins déterminées.

Si 3M ne peut vous fournir les renseignements demandés, une explication écrite de la raison du refus vous sera envoyée.

10. Possibilité de recours

Si vous avez des questions concernant la protection de vos renseignements personnels ou notre Code sur la protection de la vie privée, veuillez communiquer avec votre représentant du Service à la clientèle ou notre Centre des relations avec le client au 1 800 364-3577. Dans la plupart des cas, il est possible de régler la question sans formalité, si vous nous dites ce qui vous préoccupe et que nous en discutons ensemble.

Si vous avez encore des questions, vous pouvez aussi nous joindre en communiquant avec Ali Haidar, Directeur de la protection de la vie privée, par téléphone au 1 800 265-1840, poste 2343, par courriel à ahaidar@mmm.com ou par la poste à : 1840 Oxford St.E., London, Ontario N5V 3R6.

Vous pouvez à n’importe quel moment faire une demande officielle de consultation des renseignements qui vous concernent en communiquant avec l’un des membres du personnel susmentionné et en fournissant l’information requise pour remplir notre Formulaire de demande. L’information que vous nous fournissez sur ce formulaire sera recueillie, utilisée ou divulgu’e à la seule fin de répondre à votre question ou demande.

Sur réception de votre formulaire de demande écrit, notre Directeur de la protection de la vie privée entreprendra rapidement la consultation en question et répondra à votre demande par écrit.

Si, encore là, la question n’est pas entièrement résolue, nous vous renseignerons sur les autres méthodes de recours qui vous sont offertes.